Wanneer je veel projecten tegelijk hebt lopen, is het superfijn om overzicht te houden. Je hebt rust als je erop kunt vertrouwen dat iedereen precies weet welk werk gedaan moet worden, en wanneer dat af moet zijn. Project management software helpt teams om overzicht te houden van hun projecten en inzicht te krijgen in de projectresultaten.
Waarom is overzicht houden lastig?
Dat heeft twee oorzaken: de informatie wordt opgeslagen op verschillende locaties en iedere collega heeft zijn eigen methode om een project aan te vliegen, waardoor het moeilijk is om dit over te dragen. Je lost dit op door je aanpak met elkaar uit te lijnen, meer informatie te delen en je informatie centraal op te slaan. Zo komen alle teams weer in de flow.
Bij de start van je bedrijf was het makkelijk om overzicht te houden. De status van projecten wist je uit je hoofd en iedere collega had zijn eigen processen bedacht om een project aan te vliegen. Wanneer je groeit, is het moeilijker om alle informatie bij elkaar te krijgen. Je merkt dat vooral op het moment van factureren: ineens moet je alle uren bij elkaar zoeken, je ontdekt dat er ergens uren zijn weggelekt en moet alle informatie uit verschillende overzichten overtypen om je factuur goed te verantwoorden.
Wat is project management software?
Project management software bundelt alle informatie over projecten. De software maakt het eenvoudiger om overzicht te krijgen. De meeste software voor project management bevat minimaal deze functionaliteiten:
- Overzicht van klanten
- Overzicht van opdrachten
- Status van projecten
- Planning
- Uren schrijven
- Budgetten
- Integratiemogelijkheden met andere software
Dit is een voorbeeld van project management software van Simplicate, waar je ziet hoe alle functies op elkaar inhaken voor een logisch proces van klant tot factuur.
Zo gebruik je project management software
Bij de start van je project stel je de randvoorwaarden en afspraken in. Je zorgt dat duidelijk is wie de klant is en welke afspraken je hebt gemaakt. Bijvoorbeeld over de budgetten: hoeveel uren mag je team besteden aan de uitvoering van de (deel)opdrachten? Je voegt een verantwoordelijke projectleider toe.
Ook is het mogelijk om je project op te delen in taken en deze in te plannen bij een of meer personen. Zo is het duidelijk wie welke werkzaamheden uitvoert. Door een visuele planning kun je snel zien hoeveel uren je teamleden nog beschikbaar hebben, zodat je snel ziet of de gewenste planning van de klant haalbaar is.
Nu de taken zijn verdeeld, gaan de projectleden aan de slag met hun verantwoordelijkheden. Iedereen schrijft uren, zodat je precies weet hoeveel je hebt besteed en wat je uiteindelijk kunt factureren.
Het project factureer je vervolgens volgens afspraak met de klant. Dat kan op basis van een maandabonnement, vaste prijs of nacalculatie bij oplevering. De geregistreerde uren vormen de basis voor je factuur.
Project management software helpt je gedurende dit hele proces om flow te krijgen in je project. Je hebt continu overzicht en weet precies hoeveel uren er besteed zijn.
Tot slot geeft project management software data over je eigen prestaties. Je krijgt bijvoorbeeld inzicht over je pipeline, verwachte omzet en daadwerkelijke omzet. En inzicht in de prestaties van je team, zoals de productiviteit en declarabiliteit (de mogelijkheid om productieve uren daadwerkelijk te factureren). Met deze informatie leer je hoe je jouw bedrijf nog efficiënter kunt inrichten.
Breng rust en overzicht in jouw team
Project management software helpt dus om weer rust en overzicht te brengen in je team. Zonder frustraties over gemiste omzet of verloren uren en zonder complexe administratie. Zo breng je flow in je organisatie en heeft iedereen meer tijd om te doen waar hij de beste in is; mooie projecten opleveren.